Evenement organiseren, melding of vergunning

Lees de voorwaarden door. Voldoet u aan alle voorwaarden? Dan is het voldoende om een melding te maken. 

Voldoet u niet aan alle voorwaarden? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan.

U doet een melding klein evenement als 

• u niet meer dan 150 bezoekers verwacht;
• het evenement op maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag en zaterdag tussen 08:00 en 23:00 uur is;
• het evenement op zondag tussen 13:00 en 23:00 uur is;
• tussen 23:00 en 07:00 geen muziek gespeeld of gedraaid wordt;
• het evenement niet op de rijbaan, (brom)fietspad, parkeerplaats wordt gehouden;
• tijdens het evenement de rijbaan open blijft voor hulpdiensten;
• u geen objecten neerzet die groter zijn dan 25m² per object.

• een melding klein evenement is gratis
• een klein evenement (wijk-, straat-, buurtfeest ): € 70,00
• een middelgroot evenement (tot 200 bezoekers, deelnemers of toeschouwers): € 193,00
• een groot evenement (meer dan 200 bezoekers, deelnemers of toeschouwers) risicoklasse A: € 193,00
• een groot evenement (meer dan 200 bezoekers, deelnemers of toeschouwers), risicoklasse B: € 385,00
• evenement met verhoogd risico, risicoklasse C (als zodanig aangemerkt door de burgemeester): € 835,00

U vraagt de vergunning voor een evenement 13 weken voor het evenement aan.

De melding van een klein evenement doet u 10 werkdagen van tevoren.

In een evenementenvergunning wordt verwezen naar de ‘Handreiking advisering op brandveiligheid bij evenementen’. Hierin staan alle brandveiligheidsvoorschriften voor evenementen van de brandweer Hollands-Midden. U vindt dit document op de website van de VRHM. Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Bijvoorbeeld een parkeerontheffing of ontheffingen voor het schenken van alcohol of het afsteken van vuurwerk.

Bij het aanvraagformulier stuurt u de volgende bijlagen mee:

• Een programmaoverzicht waarin de begin- en eindtijden en locatie van ieder evenement staan.
• Een plattegrond op schaal. Gebruik daarvoor de informatie uit het document van de Veiligheidsregio. De plattegrond bestaat uit minimaal de volgende onderdelen:

1. Legenda
2. Afmetingen van de objecten en in- en uitgangen
3. Gebruik van pictogrammen
4. Een zichtbare noordpijl

• Als het evenement in een gebouw is, staan de volgende onderdelen ook op de plattegrond:
  • de armaturen van nood- en transparant verlichting (aangeven welke soort installaties aanwezig zijn)
  • de (nood)uitgang(en) en breedten
  • vluchtroute
  • een opstellings-/stoelenplan
  • blusvoorzieningen (plaats, aantal en type aangeven)
• Een veiligheidsplan. Gebruik hiervoor de informatie uit het Veiligheidsplan van de Veiligheidsregio.
• Een ontruimingsplan.
• Een kwaliteitsverklaring van het tentdoek van de feesttenten e.d.
• Technische gegevens van de aggregaten.
• Constructietekeningen van de podia en/of tribunes.
• Een post- en takenplan en een lijst met namen van verkeersregelaars.
• Communicatieverbindingsschema (alleen bij B-evenementen met risico en C-evenementen).
• Beveiligingsplan (alleen bij B-evenementen met risico en C-evenementen)
• Bewakingsschema (alleen bij B-evenementen met risico en C-evenementen)
• Een lijst met namen en telefoonnummers van contactpersonen die tijdens het evenement bij calamiteiten bereikbaar zijn.
• Veiligheidscertificaten/keuringsbewijzen van de attracties/speeltoestellen die u plaatst.

Als u een aanvraag voor een evenementenvergunning indient, nemen wij binnen 6 weken een besluit. Als u uw aanvraag in maart, april, mei of augustus indient, nemen wij binnen 8 weken een besluit. Soms hebben we meer tijd nodig om uw aanvraag te beoordelen.

Ja, in Waddinxveen kunt u een evenement op zondag organiseren. Per jaar mogen maximaal acht evenementen op zondag plaatsvinden, met maximaal één evenement per maand. De ‘Beleidsregel verdeling schaarse evenementenvergunningen op zondag gemeente Waddinxveen’ legt uit hoe de gemeente Waddinxveen de beperkte ruimte voor zondagsevenementen verdeelt. In september doet u een aanmelding voor een zondagsevenement in het volgende kalenderjaar. U zorgt er zelf voor dat u de evenementenvergunning op tijd aanvraagt (minimaal 13 weken van tevoren).

U vult het formulier melding zondagsevenement in. Per jaar mogen maximaal acht evenementen op zondag plaatsvinden, met maximaal één evenement per maand. Elk jaar in september meldt u uw evenement aan voor een plaats op de zondagskalender, voor het jaar erop. Uiterlijk 31 december maken we bekend welke evenementen op de zondagskalender komen. Daarna vraagt u op tijd (minimaal 13 weken van tevoren) de reguliere evenementenvergunning aan.

Let op: dit jaar is de aanvraagperiode van 15 september tot en met 15 oktober 2026.

Bij het aanmelden geeft u aan welk soort evenement u organiseert:

• Cultureel evenement: een evenement rondom kunst, cultuur, erfgoed of tradities.
• Sportief evenement: een evenement rondom sport of een sportieve prestatie.
• Muzikaal evenement: een evenement waarbij muziek de belangrijkste activiteit is

Meer informatie over de soorten evenementen vindt u in de Algemene Plaatselijke Verordening Waddinxveen 2009 (artikel 2:24, lid 4).

Wilt u met sportmotoren gebruiken en gaat u daarmee over het geluidsniveau heen? Dan moet u een ontheffing aanvragen bij de provincie.

Als u een kermis wilt organiseren, hebt u een vergunning nodig van de gemeente. Daarbij maakt u afspraken met de gemeente over de grootte van de kermis en hoe lang de kermis er staat. Voor dit soort activiteiten heeft de gemeente een parkeerterrein aan de Sniepweg/Dreef. Oppervlakte van het terrein is 61 x 35 meter. Er is wel water maar geen elektriciteit. Wilt u het terrein gebruiken, dan moet u daarvoor betalen.

Wat moet u nog meer doen?

Zorg ervoor dat alle attracties zijn goedgekeurd door de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit.

U vraagt de vergunning aan bij de gemeente. Geef hierbij de volgende informatie:

• naam van de baas van de kermis
• naam van de contactpersoon op de kermis
• omschrijving van de attracties op de kermis (met technische gegevens)
• datum en tijd van de kermis
• datum en tijd van het opbouwen en afbouwen van de kermis
• verwacht aantal bezoekers
• beschikbare hulpploegen, zoals EHBO en beveiliging
• welke straten worden afgesloten 
• wat is de geluidsproductie (soort, tijd, locatie)
• wat is de stroomvoorziening van de kermis
• schenkt u licht alcoholische dranken (bijvoorbeeld bier en wijn) 
• hoe en door wie wordt het terrein na afloop schoongemaakt

Alle kermisattracties hebben een geldig WAS-certificaat. Iedere attractie moet door een officieel Keuringsinstantie (AKI) zijn gekeurd. Daarvan heeft u een WAS-certificaat. Ook stuurt u een overzicht mee van het RAS-nr. van alle attracties (Register Attractie Systeem).