Subsidie, aanvragen

Home > Inwoners > Subsidie, aanvragen

Subsidie, aanvragen

  • Samenvatting

    U kunt via het formulier subsidies voor een kalenderjaar of subsidie voor een bepaalde (incidentele) activiteit aanvragen. Ook kunt het formulier gebruiken om verleende subsidie te verantwoorden.

    Subsidies voor een kalenderjaar

    Vul het digitale aanvraagformulier in vóór 1 mei.  

    Subsidies voor een bepaalde (incidentele) activiteit

    U moet uw aanvraag voor een incidentele subsidie tenminste 6 weken voordat de activiteit start indienen.

    Subsidieverantwoording

    In uw beschikking tot subsidieverlening staat vermeld op welke wijze u de subsidie moet verantwoorden. Bij het niet tijdig indienen, vóór 1 mei, van de stukken voor de subsidievaststelling wordt schriftelijk een nieuwe termijn gesteld. Indien de stukken dan nog niet zijn ontvangen, kan het subsidiebedrag worden teruggevorderd of ambtshalve worden vastgesteld.

  • Hoe werkt het? (Voorwaarden)

    De gemeente verstrekt onder voorwaarden subsidies aan organisaties of instellingen, die activiteiten organiseren voor de inwoners van Waddinxveen. Deze activiteiten zorgen ervoor dat een bepaald maatschappelijk effect bereikt wordt in de samenleving en passen binnen de gemeentelijke doelstellingen. Subsidies worden toegekend wanneer een activiteit moeilijk van de grond komt, of de instellingen en vrijwilligersorganisaties in staat willen stellen doelen van de gemeente dichterbij te brengen.

    Voorwaarden

    Vanaf 2015 geldt een nieuwe subsidieverordening voor subsidieverzoeken en een nieuw beleidskader voor subsidies. Daarin staan de gezamenlijk geformuleerde ambities en maatschappelijke effecten. De gemeente stuurt op maatschappelijke effecten en resultaten. Hoe deze effecten het beste bereikt kunnen worden, laten we over aan de expertise van inwoners en professionals. De verandering houdt ook in dat we ernaar streven dat instellingen gezamenlijke aanvragen doen voor de thema’s uit het beleidskader.

    Er wordt onderscheid gemaakt in de omvang van subsidiebedragen en de mate waarin deze moeten voldoen aan verantwoordingseisen.

    Om zeker te zijn dat uw aanvraag aan de voorwaarden voldoet, wordt u verwezen naar de subsidieverordening, het beleidskader subsidiebeleidbeleidsregels incidentele subsidie, beleidsregel jongeren en internationale uitwisselingen.

     Nadere informatie kunt u opvragen via telefoonnummer 14 0182. 

  • Wat moet ik doen?

    Normaal gesproken vraagt u subsidie voor een kalenderjaar aan vóór 1 mei van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor de subsidie bedoeld is. Het college van B&W heeft besloten om voor het kalenderjaar 2019 de aanlevertermijn voor subsidieaanvragen te verlengen naar 1 augustus 2018. U dient dus uiterlijk vóór 1 augustus 2018 uw subsidieaanvraag in te dienen.

    Subsidie voor een bepaalde (incidentele) activiteit vraagt u aan tenminste 6 weken voordat de activiteit start.

    Verantwoording voor een eerder verstrekte subsidie moet u vóór 1 mei van het jaar volgend op het jaar waarvoor de subsidie is verstrekt, indienen.

  • Wat heb ik nodig?

    Om het formulier succesvol af te ronden, is het van belang de volgende zaken bij de hand te hebben:

    Voor een subsidieaanvraag:

    1. Een activiteitenplan, waarin ten minste zijn opgenomen:
      • Welke activiteiten verricht worden met behulp van de gevraagde subsidie
      • Toelichting van deze activiteiten
      • Per activiteit personele en materiele middelen
    2. Een begroting

    Voor het aanvragen van subsidievaststelling:

    1. een inhoudelijk en financieel jaarverslag.

    Houd voor het invullen ook de volgende gegevens bij de hand:

    • inloggegevens DigiD of eHerkenning
    • uw bankrekeningnummer (IBAN) 

  • Aanvullende informatie

    Europees steunkader en mededinging

    Met de subsidieverordening van de gemeente wordt ook aangesloten bij de regelgeving rond mededinging. Het is mogelijk dat een gesubsidieerde organisatie activiteiten aanbiedt die ook op de markt worden aangeboden (denk bijvoorbeeld aan individuele cursussen), echter dit is financieel gelimiteerd en moet passen binnen de regels van het Europees steunkader. Een gesubsidieerde instelling moet daarom bij het opstellen van de begroting duidelijk onderscheid maken in activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd en activiteiten waarvoor ook een marktaanbod is.

    Toetsing aanvragen

    Iedere aanvraag wordt beoordeeld aan de hand van de gezamenlijk geformuleerde ambities en maatschappelijke effecten, de weigeringsgronden en de opname van uw aanvraag in het subsidieplafond. Er vindt een inhoudelijke, juridische en financiële toets plaats.

    Subsidieplafond

    Het subsidieplafond (en de daarbij behorende verdelingsmaatstaven) geeft aan tot welk bedrag de gemeente Waddinxveen subsidie kan verstrekken. Het subsidieplafond is gekoppeld aan de programma’s, dan wel aan de in de programma’s benoemde activiteiten in de begroting en wordt, na de begrotingsraad in november, vastgesteld door het college. Aanvragen die het beschikbare budget te boven gaan worden niet, of lager gehonoreerd op grond van het bereiken van het subsidieplafond.

    Besluiten subsidieverlening

    Subsidieaanvragen worden uiterlijk vóór 31 december van het jaar, waarin de aanvraag is ingediend, afgehandeld.

    Richtlijnen voor verantwoording

    Wanneer u subsidie ontvangt van € 5.000,-- of meer van de gemeente Waddinxveen, moet u na afloop van de activiteiten een verantwoording indienen. De verantwoording bestaat uit een inhoudelijk en financieel deel. De verantwoording kan alleen bestaan uit de verantwoording over de activiteit. Een beschrijving en voorbeeld hiervan staat hieronder. Daarnaast kunnen rechtspersonen of instellingen de verantwoording opnemen in het jaarverslag en de jaarrekening, die voorzien is van een controleverklaring van de accountant. Een beschrijving en voorbeeld hiervan staat ook op deze pagina.

    Richtlijn verantwoording subsidie

    In het inhoudelijk verslag beschrijft u beknopt de realisatie van de activiteiten, gerelateerd aan de afspraken die we bij de subsidie toekenning hebben gemaakt.

    Bijvoorbeeld:

    U heeft een subsidieaanvraag ingediend voor het organiseren van wijkactiviteiten voor jong en oud. Deze subsidieaanvraag is gehonoreerd. In het inhoudelijk verslag beschrijft u het aantal activiteiten en voor welke doelgroep u dat daadwerkelijk heeft gerealiseerd en in welke mate deze activiteiten zijn bezocht door de doelgroep die u voor ogen had.In het financiële verslag geeft u een overzicht van de uitgaven en inkomsten die zijn gedaan voor de realisatie van de activiteiten. Hierin moet de subsidie die door de gemeente is toegekend, duidelijk zijn opgenomen als afzonderlijke post.

    Bijvoorbeeld:

    U heeft € 7.000,-- ontvangen van de gemeente om wijkactiviteiten te realiseren. Naast dit bedrag heeft u inkomsten van de deelnemers en de catering. Daartegenover heeft u uitgaven gedaan voor bijvoorbeeld materialen, catering etc. Het financieel verslag komt er dan als volgt uit te zien:

    Uitgaven

    Inkomsten

    Exploitatielasten

    € 5.000

    Subsidie gemeente

    € 7.000

    Promotie

    € 1.200

    Eigen bijdrage deelnemers

    € 1.000

    Catering

    € 2.000

    Catering

    € 3.000

    Div. materialen

    € 2.800

    Totaal uitgaven

    € 11.000

    Totaal inkomsten

    € 11.000

    Wanneer de subsidie kleiner of gelijk is aan € 100.000,-- en er geen controleverklaring van de accountant is toegevoegd, dan controleert de gemeente Waddinxveen zelf de verantwoording. Dit gebeurt steekproefsgewijs. We vragen u de onderliggende stukken, zoals bonnetjes en facturen, voor deze mogelijke controle te bewaren.

    De verantwoording kunt u sturen naar gemeente@waddinxveen.nl Deze bestaat uit:

    • het digitale subsidieformulier
    • inhoudelijke verantwoording
    • financiële verantwoording

    Wanneer u een subsidie groter dan € 100.000,-- heeft ontvangen, moet u de verantwoording eerst laten controleren door een accountant. De controle moet worden uitgevoerd aan de hand van het controleprotocol van de gemeente Waddinxveen.

    Vervolgens stuurt u de verantwoording naar gemeente@waddinxveen.nl. Deze bestaat uit:

    • het digitale subsidieformulier
    • inhoudelijke verantwoording
    • financiële verantwoording
    • controleverklaring van de accountant inclusief Assurance rapport

    Richtlijn verantwoording subsidie in jaarverslag en jaarrekening

    Rechtspersonen of instellingen die subsidie ontvangen van de gemeente Waddinxveen, kunnen de verantwoording over de subsidie opnemen in het jaarverslag en de jaarrekening van de instelling.

    Het jaarverslag en de jaarrekening moeten zijn opgesteld conform de eisen in het Burgerlijk Wetboek. Daarnaast moeten de jaarrekening en het jaarverslag zijn voorzien van een controleverklaring inclusief Assurance rapport van uw accountant.

    Bij verantwoording van de subsidie in het jaarverslag en de jaarrekening, gaat het vaak om een structurele subsidie.

    Meerdere subsidies in één verantwoording

    Naast verantwoording over de structurele subsidie in het jaarverslag en de jaarrekening, kunt u eventuele incidentele subsidies die u heeft ontvangen, verantwoorden in het jaarverslag en de jaarrekening, door deze hierin op te nemen. De verantwoording over de incidentele subsidie(s) vormt dan een onderdeel van het jaarverslag en de jaarrekening, mits deze duidelijk zichtbaar is in het jaarverslag en de jaarrekening. Deze kunt u als volgt vorm geven:

    • als inhoudelijk verslag voor de incidentele subsidie kan worden volstaan met (een bijlage in) het jaarverslag van de organisatie. Het inhoudelijke verslag of het jaarverslag bevat een beknopte beschrijving van de gesubsidieerde activiteiten en dat deze al dan niet hebben plaatsgevonden overeenkomstig de opgelegde subsidieverplichtingen
    • als financieel verslag kan voor de incidentele subsidie worden volstaan met (een bijlage in) de jaarrekening van de organisatie. In het financieel verslag of de jaarrekening is een overzicht opgenomen van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten. De subsidie moet als afzonderlijke post zichtbaar zijn in het financieel verslag.

    Wanneer bij de verantwoording van de subsidie gebruik wordt gemaakt van het jaarverslag en de jaarrekening, moet in het jaarverslag ook worden gerapporteerd over de mogelijke risico’s en de bedrijfsvoering. De subsidie die wordt verantwoord in de jaarrekening van de organisatie, moet zijn voorzien van een goedkeurende controleverklaring van de accountant met betrekking tot de jaarrekening of het gesubsidieerde bedrag. De controle moet worden uitgevoerd aan de hand van het controleprotocol van de gemeente Waddinxveen.

    Controle van de verantwoording

    Wanneer we uw verantwoording over de subsidie hebben ontvangen, wordt deze beoordeeld. Bij de inhoudelijke controle beoordelen we of de prestaties en resultaten zijn behaald, zoals we deze hebben afgesproken en vastgelegd bij de subsidie toekenning. Bij de financiële controle beoordelen we de financiële gegevens. Voor de juistheid van de financiële verantwoording over de subsidie steunen we voor een groot deel op de controleverklaring van de accountant.

    Tabel: controle van de verantwoording

    Type subsidie

    Inhoudelijke controle

    Financiële controle

    Eindverantwoording subsidies tussen € 5.000 en € 50.000

    Zijn de gesubsidieerde activiteiten uitgevoerd conform afspraak.

    Is de uitbetaalde subsidie verantwoord? Eventueel steekproefcontrole: alle financiële stukken opvragen en controleren

    Eindverantwoording subsidies van tussen € 50.000 en € 100.000

    Zijn de gesubsidieerde activiteiten uitgevoerd conform afspraak

    Is de uitbetaalde subsidie verantwoord? Is een jaarrekening en balans bijgevoegd?

    Eindverantwoording vanaf € 100.000

    Zijn de gesubsidieerde activiteiten uitgevoerd conform afspraak

    Is de uitbetaalde subsidie verantwoord? Is de jaarrekening en balans voorzien van een accountantsverklaring incl.

    Assurance rapport volgens het controleprotocol.

    * Dat wil zeggen niet in jaarrekening van de instelling.

    Voor vragen kunt u contact opnemen met uw contactpersoon, die vermeldt staat in de subsidiebeschikking.

    Besluiten subsidievaststelling

    Binnen 12 weken na ontvangst van uw aanvraag tot subsidievaststelling wordt hierop een besluit genomen. Wij kunnen deze termijn eenmaal voor ten hoogste 12 weken verdagen.

    Nadere informatie

    Voor uitgebreide informatie verwijzen wij u naar de documenten bij het onderdeel ‘Verwijzingen’.

  • Verwijzingen

  • Direct regelen

    Hou de volgende gegevens bij de hand:logo DigiD

    • Uw DigiD
      (voor particulieren)
    • Uw eHerkenningsgegevens logo eHerkenning
      (voor bedrijven of organisaties)

    Vul meteen het subsidieformulier in

  • Openbare documenten